mtDoc
SISTEMA WEB 4 EM 1 PARA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
Gerenciador de Documentos e Arquivos Documentais
O mtDoc gerencia documentos, estando eles no meio eletrônico ou não. O gerenciamento é efetivado mediante a classificação de cinco objetos: Acervo, Documento, Pasta, Tipo e Atributo (metadado). Fundamentado nesses objetos, o mtDoc implementa um conjunto de funcionalidades que permitem gerenciar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, tais funcionalidades são:
- Gerência de Acervos documentais, Documentos, Pastas de documentos, Tipos de documentos e visões de documentos;
- Controle do Ciclo de vida Documental nas Fases de elaboração, alteração, aprovação, revisão, tramitação, arquivamento e descarte;
- Visão Lógica de documentos;
- Relacionamento entre documentos;
- Controle de checkin/checkout;
- Gestão versões e revisões;
- Tramitação de Documentos, Pastas ou Visão Logica entre usuários;
- Registro de observações e comentários em documentos, pastas ou Visão Lógica durante a tramitação;
- Tabelas de Temporalidade;
- Relacionamentos entre documentos;
- Registro documentos, indicando a localização física, sem a necessidade de publicá-los efetivamente;
- Plano de Classificação do Acervo documental;
- Implementação de Tabelas de Classificação e de Conformidade;
GED/ECM
O mtDoc implementa funcionalidades de gerenciamento de conteúdo não estruturado e Record Management, atendendo aos conceitos de GED/ECM. Tais funcionalidades são:
- Registro de atributos (metadados) em Documentos, Pastas e Tipos
- Publicação de documentos digitais e digitalizados indexados aos metadados
- Consulta por metadados e consulta genérica pelo conteudo do documentos ou metadados
- Registro de comentarios e fluxo de acompanhamento do trâmite
- Controle do fluxo das informações
Workflow de Documentos
(em implantação)
O mtDoc implementa Workflow de Documentos dos tipos ou categorias: Ad hoc e Administrativo. Ambos os tipos, o objeto de tramitação é um documento, pasta ou visão. Baseado em tarefas, regras, rotas e papéis, o worflow viabiliza trabalhos cooperativos automatizados. Rotas controlam como os documentos se movem de um ponto a outro dentro do fluxo de trabalho, os tipos podem ser: serial, paralelo e condicional.
No workflow ad hoc o fluxo é criado dinamicamente por grupos de trabalho cujos participantes necessitem executar procedimentos individualizados. O procedimento poder ser uma revisão/atualização, aprovação ou comentário. Após operação o objeto pode ser devolvido ou reencaminhado. Na distribuição e reencaminhamento é possível definir prazo de realizção, com aviso de alerta.
No workflow administrativo ou orientado para as rotinas administrativas as tarefas, rotas, regras e grupos de participantes são definidas previamente. Nessa modalidade as instâncias são iniciadas a partir submissão do objeto no fluxo definido. As tarefas tem definição de prazo e alertas.
No Workflow onde o objeto é uma Visão de documentos é possível incluir novos documentos já registrados e publicados e onde o objeto é uma Pasta de Documento é possível registrar e publicar novos documentos.
O Worflow do mtDoc possui funcionalidades que permite outomatizar um processo implementado regras de negócio, processo de compras ou de pagamento, processos de matrícula em universidades, gerenciar processos jurídicos, gerenciar projetos.
Sistemas de Gerenciamento de Segurança da Informação
O mtDoc implementa mecanismos de segurança e proteção aos documentos e metadados, atendendo aos conceitos de Segurança da Informação e em conformidade ISO/IEC 2.701.Tais funcionalidades são:
- Controle de acesso por usuários e grupos
- Senha forte de usuário
- Categorização de usuários
- Controle de acesso por: acervo, tipo de documento, pasta e documento
- Classificação e controle de acesso dos documentos quanto ao grau de sigilo
- Registro das atividades (log de publicação, alteração, exclusão e consulta)
